FICHE TECHNIQUE N°2 :

États d'avancement - décomptes - avenant :

En résumé:

  1. Toutes les prestations de l'Entrepreneur doivent faire l'objet d'une déclaration de créance (et d'une justification de celle-ci = état d'avancement) établie par lui seul immédiatement après la fin de la période considérée.
  2. Cette déclaration de créance, éventuellement rectifiée, doit être payée dans les 60 (90 pour le final) jours calendriers.

 

Faisant suite à quelques contacts et remarques faites par plusieurs représentants des Pouvoirs Adjudicateurs, nous reprenons les grands principes à suivre pour l'établissement des demandes de payement mensuelles.

En effet, de nombreux Entrepreneurs attendent que le PA fasse l'état d'avancement et ne font leur déclaration de créance que lorsque le PA leur en donne l'ordre. Cette méthode de travail est préjudiciable aux Entrepreneurs et non conforme à la loi.

La réglementation est basée sur l'Annexe de l'Arrêté Royal du 26 sept. 1996 constituant le Cahier général des Charges, notamment dans ses Art. 15 (Payement des Travaux), 37 (Journal des Travaux) et 44 (Décomptes).

Rappel du Principe de base: à Art.15 §1er

  1. l'Entrepreneur établi une déclaration de créance justifiée par un état détaillé des travaux. (par période mensuelle)
  2. le PA vérifie, éventuellement corrige, et rédige un PV mentionnant la somme admise en payement. Il invite l'Entrepreneur à introduire une facture au montant arrêté.
  3. le PA paye l'Entrepreneur dans les 60 jours calendriers. Le payement pour solde est dû à 90 jours calendriers (date de "mise à disposition de l'avoir"). (sinon à intérêts de retard dus de plein droit et sans mise en demeure (Art.15 §4) ).
  4. Ces délais ne peuvent être prolongés par le cahier spécial des charges, toute disposition contraire étant réputée non écrite, sauf pour les marchés passés par procédure négociée.

L'article 37. - § 1er. prescrit: Un journal des travaux … est tenu, en principe, sur chaque chantier par les soins du délégué du pouvoir adjudicateur qui, jour par jour, y inscrit notamment les renseignements ci-après :

  1. l'indication des conditions atmosphériques, des interruptions de travaux …
  2. les attachements détaillés de tous les éléments contrôlables sur chantier et utiles au calcul des paiements à effectuer à l'entrepreneur, tels que travaux réalisés, quantités exécutées, approvisionnements admis en compte. Ces attachements font partie intégrante du journal des travaux, mais peuvent, le cas échéant, être consignés dans des documents séparés.

La tenue d'un journal des travaux est obligatoire. Le pouvoir adjudicateur peut décider de ne pas tenir celui-ci jour par jour. Toutefois, les attachements nécessaires doivent en tout état de cause être tenus pour les marchés autres qu'à prix global.

Dans les "Commentaires Pratiques de la réglementation des Marchés Publics", page 733. 6. "Les feuilles d'attachement qui ont été établies par les parties durant toute la durée des travaux en appliquant aux prix une majoration, ne peuvent être rectifiées lors de l'établissement du décompte définitif , en invoquant des erreurs matérielles, alors que ces erreurs -bien réelles- résultaient en fait d'une interprétation inexacte du contrat."

Et encore, page 731: Il appartient à l'Entrepreneur et à lui seul d'établir les décomptes, puis à l'administration de les approuver ou de les corriger, selon ses propres vérifications, pour arrêter les sommes qu'elle estime due. … La liquidation des décompte sera effectuée conformément aux disposition de l'Art.15§1er = + déclaration de créance + 60 (90) jours de délai de pyt. Toute contestation (rectification) du montant ne modifie pas le délai de payement des 60 ( 90) jours calendriers.

Cela signifie que l'Entrepreneur doit introduire le mois de leur exécution, les sommes faisant l'objet de travaux et des travaux complémentaires (et donc de décompte), suivant la procédure de l'art.15; soit: la déclaration de créance ET les justificatifs des nouveaux prix éventuels ET l'état d'avancement, justificatif de la déclaration de créance.

L'auteur note ensuite page 731 2. dernier alinéa:

"Si l'adjudicataire tolère que l'Administration établisse, même de sa propre initiative, les états d'avancement des travaux, cette assistance de fait a lieu aux risques et périls de l'entrepreneur, lequel a d'autant plus d'intérêts à contrôler lesdits états que leur montant, repris dans les déclarations de créance, est censé établi d'après ses propres estimations. … Bien que l'art.44 ne le mentionne pas, il semble aussi s'appliquer au décompte récapitulatif final souvent dressé en fin de marché.

Notons qu'il n'est pas contractuel d'établir le décompte sous une forme particulière auquel doit être annexé des documents précis. Si cette imposition existe, il s'agit d'une contrainte de l'autorité de tutelle vis à vis du délégué du PA. C'est à lui seul qu'incombe la charge de répondre aux prescriptions de sa tutelle.

Les états d'avancement (et les décomptes de travaux supplémentaires) doivent être établis suivant le modèle défini dans la NBN B 06-006 (13 pages disponibles) qui reprend au minimum les points ci-dessous:

En-tête:

Nom et adresse de l'adjudicataire …

N° du CSC: …

Soumission du … approuvée le …

Article n°… visa n° … du …

Maître de l'Ouvrage: …

Direction … Service …

État détaillé des travaux n° …

Période du … au …

Par division et par Chapitre:

N° du poste …

Désignation des travaux …

Unité de mesure …

Quantité prévue …

Prix unitaire …

Coefficient sur le Prix. Unit. …

Quantités période actuelle …

Quantités cumulées …

Montant des travaux exécutés …

Les arrondis: Qtés: 3 décimales; Prix: 2 décimales (BEF); Montants par poste: arrondis au "francs";

"Dans le cas de postes supplémentaires ou de modification de quantités prévues, on peut, soit les insérer dans l'offre de base, soit les inclure dans un avenant de même type de présentation que l'état détaillé de travaux; la 2ème solution étant préférable"

Doivent être annexés les calculs de révision (en détail, à 5 décimales), de redevances éventuelles CRR, TVA etc.

La déclaration de créance: sa forme est libre mais elle doit:

La Facture : l'Entrepreneur ne peut établir sa facture que lorsque la PA lui en donne l'ordre "au plus tôt" après l'introduction de la DC. L'entrepreneur dispose de 5 jours calendriers pour établir cette facture (sinon, le délai de payement est majoré de ce retard).